Google porta l’AI su Gmail: ecco come funzionano le nuove funzioni per tutti gli utenti Workspace
L’intelligenza artificiale non è più una tecnologia riservata a pochi “eletti” o utenti paganti. Google ha annunciato un importante aggiornamento per la sua suite Workspace, estendendo l’accesso a strumenti di IA generativa a tutti gli utenti maggiorenni di Gmail. Questa democratizzazione punta a semplificare la gestione della corrispondenza quotidiana, rendendo la scrittura e la consultazione delle email molto più rapide.
Cosa sono AI Overview e “Help me write” in Gmail
Le due grandi novità che stanno arrivando sugli account Gmail personali e professionali sono AI Overview (per la sintesi dei contenuti) e la funzione “Help me write” (Aiutami a scrivere). Sebbene il nome possa variare leggermente a seconda dell’area geografica e dell’aggiornamento del rollout, il concetto alla base è identico: sfruttare i modelli linguistici di Google per interpretare, riassumere e creare testi.
AI Overview: il riassunto intelligente delle conversazioni
Quante volte ti è capitato di ricevere una lunga catena di email e di non riuscire a trovare il punto focale della discussione? AI Overview analizza lo storico dei messaggi e fornisce una sintesi concisa. Invece di leggere decine di risposte, l’intelligenza artificiale estrae per te le decisioni prese, le scadenze concordate o le domande in sospeso. È un risparmio di tempo notevole per chi gestisce decine di email al giorno.
Help me write: il tuo assistente alla scrittura
Questa funzione agisce come un copilota nel campo di composizione di un nuovo messaggio. Basta inserire un breve prompt, come “Scrivi una mail formale per declinare un invito a una riunione mantenendo un tono cordiale”, e il sistema genererà una bozza completa. Puoi quindi regolare il tono, aggiungere dettagli o chiedere all’IA di riscrivere il testo per renderlo più professionale, conciso o colloquiale.
Come utilizzare le funzioni di IA su Gmail
L’attivazione avviene solitamente in modo automatico non appena l’aggiornamento raggiunge il tuo account. Una volta disponibile:
- Per usare AI Overview: Cerca l’icona a forma di stella o il pulsante “Riassumi questa conversazione” che apparirà in cima alle thread di email particolarmente lunghe.
- Per usare Help me write: Quando apri una nuova finestra di composizione, vedrai una piccola icona a forma di matita con una stella (il logo di Gemini/Workspace AI). Cliccandoci, si aprirà il box dove inserire il comando testuale per generare il contenuto.
Come disattivare l’intelligenza artificiale su Gmail
Non tutti gli utenti sono entusiasti di avere l’intelligenza artificiale integrata nel proprio flusso di lavoro. Se preferisci gestire le tue email in autonomia, senza suggerimenti o sintesi automatiche, Google ha previsto la possibilità di disabilitare queste opzioni.
Ecco i passaggi da seguire per proteggere la tua esperienza di scrittura tradizionale:
- Apri Gmail dal tuo computer.
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra e seleziona “Visualizza tutte le impostazioni”.
- Cerca la scheda “Generali”.
- Scorri fino a trovare la sezione relativa alle “Funzioni intelligenti e personalizzazione”.
- Qui potrai deselezionare le opzioni relative a “Scrittura intelligente” e alle funzionalità di AI generativa fornite da Gemini/Workspace.
- Clicca su “Salva modifiche” in fondo alla pagina.
È importante ricordare che, disattivando queste opzioni, perderai non solo i suggerimenti di scrittura creativa, ma anche altre funzioni di automazione di Google, come i suggerimenti per le risposte rapide o il completamento automatico delle frasi.
Il futuro della comunicazione via email
L’integrazione di queste tecnologie segna un cambio di passo epocale per la piattaforma di posta elettronica più utilizzata al mondo. Se da un lato l’automazione permette di abbattere il carico di lavoro cognitivo, dall’altro pone interrogativi sulla privacy e sulla genuinità dello stile comunicativo personale.
Google assicura che i dati utilizzati per alimentare queste funzioni non vengono impiegati per addestrare i modelli in modo improprio, ma la scelta di tenere queste funzioni attive o disattivate resta un prezioso diritto dell’utente. Che tu decida di affidarti all’AI per scrivere email più efficaci o di mantenere il controllo totale sulla tua penna digitale, ora hai finalmente la possibilità di scegliere come evolvere la tua gestione della posta.